Ciao, io sono Marco, l’art director del sottotitolo, e questa è “Friday File – vi diciamo quel che facciamo”, una sorta di newsletter mensile in cui cerco di spiegare con parole mie – cioè basic, che non sono uno scrittore-autore-editor-copy, sennò non facevo l’art director – cosa succede dentro GEAR.it, azienda dalle molte anime in cui lavoro.
Ma, sinceramente: chissene? Beh, nessuno vi obbliga, se invece questa intro vi ha incuriosito provate a leggere, casomai ci dite.
Intanto, cos’è il disclaimer?
Premessa, sennò non si capisce perchè. Da qualche mese a questa parte in GEAR.it abbiamo avviato un processo di restyling dell’identità visiva. Probabilmente ne riparlerò, intanto basti sapere che uno dei primi strumenti da uniformare su cui mi è caduto l’occhio è il “footer” delle email. Ed eccole lì, dopo qualifica e contatti, quelle quattro antiestetiche righe – che con la traduzione in inglese diventano otto – che chiudono ogni email che inviamo. Obiettivo: eliminarle.
Questo è dunque il disclaimer? NO! Questo è un “qui pro quo”: ossia io chiamavo disclaimer qualsiasi cosa scritta in piccolo in fondo alle email. Con questa confusione in testa e deciso a perseguire il mio obiettivo visivo, mi rivolgo a Silvio, il legale che lavora qui da noi. Gli chiedo, appunto, se sia possibile eliminare quelle righe che-secondo-me-nessuno-legge dalle nostre email. Silvio non fa una piega, non chiede perché. Promette di verificare.
Quindi, questo disclaimer?
Il disclaimer (significa “esclusione di responsabilità”) nelle e-mail è una dicitura in cui si comunica al destinatario la natura personale delle informazioni contenute, e lo si avverte di eliminare e di avvisare il mittente nel caso in cui fosse stata inviata per errore. Ne esistono varie formulazioni e suonano più o meno così.
Disclaimer è anche un brand di moda che – cito: “nasce dall’idea di industrializzare l’arte di strada e metterla a disposizione del fashion system”. Non c’entra nulla, era solo per fare un po’ di hype. 😎
Torniamo alla posta elettronica: ebbene Silvio, dopo alcune ricerche, mi garantisce che il disclaimer nelle e-mail non è necessario. Tralascio dettagliate spiegazioni: una fonte autorevole spiega la questione per filo e per segno. Aggiungo solo che qualche anno fa l’Economist definiva i disclaimer via e-mail “uno dei piccoli fastidi della moderna vita in ufficio, insieme alle esercitazioni antincendio, alle valutazioni annuali e ai colleghi che continuano a starnutire rumorosamente”.
Questione risolta? Mica tanto. Infatti Silvio mi fa notare che la dicitura apposta in calce alle nostre email non è un disclaimer ma una Informativa Privacy! Ricominciamo da capo.
Una volta al mese ti raccontiamo qualcosa di noi
Privacy “pulicy”
Dunque: è possibile “ripulire” visivamente le e-mail dall’informativa privacy? Silvio, stavolta, mi guarda storto. Però indaga e mi invia articoli, pareri, normative. Risultato? Cerco di spiegarlo con parole semplici-semplici.
Nel momento in cui inviamo, riceviamo o archiviamo una email stiamo trattando dei dati personali (dati personali: “informazioni che consentono di identificare una persona in via diretta o indiretta”; nelle email di sicuro ci sono: nome, cognome, indirizzo fisico e dell’e-mail stessa). È quindi necessario avvisare l’interlocutore del trattamento in atto, delle sue modalità e dei diritti riconosciuti in merito al trattamento (Articoli dal 15 al 22 del Reg. n.2016 679/UE). Tre casi:
- Email di Privato Cittadino
No problem: si tratta di “uso domestico”. L’utilizzo dei dati è per attività strettamente personale. L’informativa non è necessaria
- Email aziendale da e verso i colleghi con comunicazioni aventi contenuto esclusivamente aziendale
No problem: in GEAR.it ogni collaboratore è stato informato al momento dell’assunzione del trattamento online ed offline dei suoi dati.
- Email aziendale con interlocutori esterni
Informativa necessaria.
Coda tra le gambe e antiestetiche righe da mantenere? Non proprio.
Qui entra in scena un’eminenza grigia che finora aleggiava: il Garante per la protezione dei dati personali (che non è una persona, bensì un organo collegiale). Il Garante è una specie di eroe dei nostri tempi: fa di tutto perché i dati personali siano veramente trattati nel rispetto della nostra privacy e, con modalità che a volte sembrano rasentare l’eccesso di zelo, tiene testa anche a colossi informatici – stiamo parlando per esempio di Google e Meta-Facebook – a colpi di pareri e suon di multe.
In particolare nei siti web e tutti gli strumenti online che effettuano la profilazione, il Garante ha stabilito che sia necessario non solo avvisare l’utente in maniera chiara e intelligibile di come saranno usati e archiviati i dati ma chiederne espressamente consapevole consenso. E qui sta il punto.
Basta il link!
L’e-mail inviata direttamente al singolo interlocutore per solo scopo di relazioni e contatti professionali non effettua alcuna profilazione diretta ad attività commerciale né di marketing. Quindi nessuna richiesta di consenso è necessaria. Oh, se poi nell’e-mail scrivete particolari inquietanti della vita del vostro vicino di casa o divulgate dati riservati in una email privata, oppure offrite in vendita un set di tazzine in porcellana cinese, state evidentemente trattando dati sensibili (cioè quelli che “rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale”) e/o effettuando azioni commerciali non richieste, per le quali il consenso è assolutamente necessario.
In tutti i casi l’informativa della privacy è sempre obbligatoria, ma va bene anche un semplice rimando al testo completo. In linguaggio giuridico: “la comunicazione [quella con l’informativa in sintesi] è ultronea!”. Insomma, eliminare quelle otto righe si può, basta inserire un link(!) che rimandi all’Informativa Privacy estesa. Non mi vedete ma sto ballando la hola!🕺
Silvio santo subito
Quando sono entrato in GEAR.it mai mi sarei immaginato di interloquire vivacemente con il nostro collega avvocato: norme, pareri e direttive non fanno per me. Meno male che c’è qualcun’altro che se ne occupa e ci evita diritti negati, scivoloni legali e sanzioni salate. Ecco, Silvio fa proprio questo: in GEAR.it redige e verifica contratti, consulta documenti e atti relativi agli aspetti legali e alla privacy, cesella diciture, cita commi… e aiuta art director sprovveduti. Thank so much!
Less is more
A partire dal Bauhaus e fino ai giorni nostri, periodicamente il mantra della sintesi estrema riecheggia nella vita del progettista grafico, che riesce ad applicarla nei progetti complessi, negli strumenti meno coinvolgenti, fino alla scelta dei biscotti nella corsia di un supermercato. Per concludere, ecco dunque il progetto per il footer dell’email. 🥳
Interessante o noioso? Se vuoi farcelo sapere scrivi a m.appiotti@gear.it
Friday File continua con una breve rubrica probabilistica – che infatti si chiama Random
Una volta al mese ti raccontiamo qualcosa di noi
Random
Vi linkiamo quel che vediamo. A cura della redazione.
Alla fine di ogni Friday File, suggeriamo qualche spunto: cose che abbiamo incrociato, ci hanno incuriosito e che ci fa piacere condividere.
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